COMPTE-RENDU ASSEMBLEE GENERALE du 23 OCTOBRE 2012

La réunion s'est tenue à la maison communale de Vezin Le Coquet sous la présidence de Daniel LEBRUN, président de l'association.

Les adhérents ont été convoqués le 09 Octobre.

16 adhérents présents ou représentés

1 membre excusé.

Le quorum est atteint. L'assemblée peut délibérer.

Le président ouvre la séance à 20h et rappelle l'ordre du jour:

1. Rapport moral 2011/2012
2. Bilan comptable 2011/2012
3. Renouvellement de trois membres du Bureau
4. Budget prévisionnel 2012/2013
5. Orientations 2012/2013
6. Questions diverses

Rapport moral 2011/2012

Le Président rappelle la composition du Bureau : Daniel Lebrun (Président), Daniel Desevedavy (Vice-Président), Pascal Renouvel (Trésorier), Romuald Van Cauteren (Secrétaire).

Il rappelle les points principaux de l'activité de l'association pour l'année 2011/2012 :

-  Le nombre d'adhérents était d'environ 40 pour l'année 2011/2012. A noter que pour l'année 2012/2013, nous avons 27 adhérents à la date de la réunion. Un mail a été envoyé une semaine après le forum pour inciter les adhérents de l'année dernière à renouveler leur adhésion. Il est rappelé que le principe de l'association est d'accueillir tous les coureurs, inscrits ou non, notamment le dimanche matin. Bien sûr, nous préférons qu'ils s'inscrivent, mais rien d'obligatoire !

-  Les adhérents ont participé à diverses courses : le Marathon de la vie, Cancale Saint-Malo, les 10km de Chantepie, les 10km de Pacé-Cora, etc.…

-  Quelques débutants ont rejoint l'association. C'est un point à améliorer par une prise en charge spécifique des débutants. Ceci a été fait depuis le début de la saison 2012/2013, et l'action est appréciée.

-  L'organisation de la manifestation pour le Téléthon a été réussie, avec beaucoup de participants, adultes et enfants.

-  Quelques sorties extérieures à Vezin ont été organisées. C'est un point à améliorer par un planning diffusé à l'avance.

- Les entraînements du mercredi et du vendredi sont suivis par un groupe régulier mais modeste en taille. L’entraînement du dimanche reste le point central de la vie de l'association.

-  L'organisation du pique-nique de fin d'année a été réussie.

-  Le blog est animé régulièrement. Un grand merci à Michel Leconte pour l'avoir pris en charge !

-  De manière générale, l'association n'est pas encore assez (re)connue, par manque de communication.

Le rapport moral est soumis à l'approbation des adhérents : il est accepté à l'unanimité.

Bilan comptable 2011-2012

Les éléments détaillés du bilan comptable 2011/2012 sont distribués aux participants.

Ls principaux éléments du bilan 2011-2012 sont repris ci-dessous :

Charges

Ressources

Affranchissement

21,60 €

Cotisations

390,00 €

Animations et sorties

Subventions

350,00 €

Organisation des réunions

145,25 €

Mécénat

131,81 €

Assurances

75,31 €

Achats adhérents

Équipement

247,70 €

Téléthon

369,00 €

Fournitures

178,78 €

Frais Bancaires

7,50 €

Intérêts bancaires

12,22 €

Participation Téléthon

391,06 €

Total

1 067,20 €

1 239,81 €

Le résultats net des comptes est donc de 172,61€.

La trésorerie se monte à 1722,11€ (1519,38€ l'an dernier), répartis entre le compte courant pour 1019,89€ et le livret bleu pour 702,22€.

Le bilan comptable est soumis à l'approbation des adhérents : il est accepté à l'unanimité.

Renouvellement de trois membres du Bureau

Quatre membres du Bureau souhaitent quitter leur fonction : Daniel Lebrun, Daniel Desevedavy, Pascal Renouvel, Romuald Van Cauteren. Les personnes qui se présentent à leur place sont :

- Coste Laurent : élu à l’unanimité

- Leconte Michel : élu à l’unanimité

Isabelle Herbel et Claire Dauvergne qui avaient été élues l'an dernier souhaitent poursuivre leur action au sein du Bureau.

Le nouveau Bureau se réunit immédiatement. Laurent Coste est nommé Président. Isabelle Herbel est nommée Vice-Présidente, Michel Leconte est nommé Trésorier. Claire Dauvergne est nommée Secrétaire.

Budget prévisionnel 2012/2013

Le budget prévisionnel pour l'exercice 2012/2013 reste dans la continuité du budget de l'exercice 2011/2012.

Le Bureau espère obtenir un niveau de ressources équivalent à celui de l'exercice 2011/2012.

Pour les charges, le Bureau prévoit les points suivants :

-  Fourniture de maillots aux nouveaux adhérents,

-  Achat de nouvelles tenues : maillots/débardeurs et jupe/short, pour les anciens adhérents le souhaitant. Ceci pour permettre à tous les adhérents de l'association participant à des courses de porter une « tenue officielle ». Une séance d'essayage est à prévoir,

-  Prise en charge de l'inscription au marathon-Relais de la Vie,

-  La possibilité de prendre en charge tout ou partie de l'inscription à une course pour chaque adhérent est évoquée.

L'objectif est d'arriver à un résultat équilibré.

Orientations 2012/2013

- Organisation du Téléthon

Comme l'an dernier, Courir à Vezin centralise l'inscription des associations vezinoises au Téléthon.

Des contacts ont également été pris avec la mairie pour organiser une course en relais ouverte à tous autour du CRAPA. L'accueil est positif, la mairie proposant de promouvoir l'évènement (hebdo, mensuel, panneau d'affichage lumineux de la rue de Rennes), et de le soutenir à travers une fiche projet ou un partenariat.

Une première idée était d'avoir un ou deux relayeurs pendant toute la durée du Téléthon, soit 48h. Cette idée semble difficile à mettre en pratique à la majorité des présents, notamment du fait qu'il y a 2 nuits « à tenir » et qu'il faut s'inscrire à l'avance pour assurer la continuité du relais.

L'idée qui obtient un consensus est un relais sur 12h (le samedi de 9h à 21h), où chacun viendra courir  quand il le veut. Il ne s'agit plus à proprement parler d'un relais (plus de passage de témoin possible), mais il y aura un comptage des tours de CRAPA effectués par l'ensemble des participants.

Chacun sera évidemment invité à faire un don pour le Téléthon.

Les autres associations vezinoises seront sollicitées pour que leurs adhérents viennent participer préférentiellement pendant un créneau horaire prédéfini (footballeurs de telle heure à telle heure, basketteurs de telle heure à telle heure), ceci afin d'assurer une présence permanente sur le circuit.

Il y a aura un créneau spécifique pour les enfants. Prévoir de communiquer auprès des écoles.

Pour des raisons de sécurité, quand la nuit tombera le parcours sera modifié pour se recentrer sur les zones éclairées (salles de sport et terrains de foot). Voir avec la mairie pour les autorisations.

Il faut prévoir un barnum (ou une arche gonflable) matérialisant le point de départ/arrivée pour le comptage des tours, et permettant d'entreposer les équipements de sécurité, voire un ravitaillement sommaire (eau, sucre/fruits secs).

Réunion dans 3 semaines pour faire le point.

-  Création de parcours de course fléchés

Le projet est d'identifier les principaux parcours de marche/course sur Vezin.

Steve propose de fournir l'ensemble des parcours qu'il a relevé via son GPS. Il faut ensuite les mesurer, les trier pour choisir ceux qui seront proposés à la mairie.

-  Planning des sorties extérieures

Tout le monde approuve l'idée des sorties extérieures facultatives.

Les circuits déjà connus (La Hautière à Bréal sous Monfort, le Moulin du Boël, le parcours du cross de Pacé, la forêt de Rennes à Liffré) peuvent être complétés par d'autres. Steve propose plusieurs idées à tester avant de les intégrer au planning. Les conditions pour les coureurs adhèrent sont que la distance soit inférieure à 15km et que le temps de transport soit inférieur à 30min.

Pour rappel, plusieurs sorties avaient été organisées début 2012, avec un nombre de participants très variable : 8 à la première sortie, de 1 à 3 ensuite...

-  Sortie jumelée avec les clubs des communes alentour

L'idée est proposée d'organiser des sorties communes avec les clubs de Pacé, du Rheu, etc. Prendre contact avec ces clubs pour vérifier s'ils sont d'accord. Claire Dauvergne prend l'action.

-  Lien vers le blog de Courir à Vezin

Afin d’accroître la visibilité de l'association, il est proposé de demander à la mairie de faire un lien vers le blog depuis le site web officiel de Vezin. Michel Leconte prend l'action.

Questions diverses

-  Changement de logo

Proposition est faite de faire évoluer le logo. Par exemple en utilisant le fait que le nom « Vezin » viendrait du mot « cerise » en breton. Pierre-Yves Ardisson et Isabelle Herbel prennent l'action.

-  Flocage du nom de chacun sur son maillot

Il est proposé de faire floquer le prénom (ou surnom) de chacun sur son maillot.

A 23h00, l'ordre du jour étant épuisé, le Président lève la séance.

Un verre de l’amitié est ensuite offert à tous.